Stand Oktober 2026 musst du als Interim Manager für Leistungen bis Ende 2026 noch keine E-Rechnung stellen; ein anderes elektronisches Format setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. 2027 darfst du weiter wie bisher abrechnen, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Für Leistungen ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern die Regel, Ausnahmen gibt es dann nur noch für Kleinunternehmer und Kleinbeträge.

E-Rechnung für Interim Manager: Was das Gesetz seit 2025 verlangt

Das Umsatzsteuergesetz fasst den Begriff der Rechnung weit. Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wie du es nennst, spielt keine Rolle. Auch deine Abrechnung über Tagessatz und Mandatstage ist also eine Rechnung im Sinn von § 14 Abs. 1 UStG.

Erbringst du eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen. Seid ihr beide im Inland ansässig, muss das eine elektronische Rechnung sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Diese Grundregel steht seit 2025 im Gesetz. Die Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG schieben ihre Wirkung hinaus.

Was „elektronische Rechnung“ heißt, definiert § 14 Abs. 1 UStG genau. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss eine von zwei Bedingungen erfüllen:

  • Es entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Syntaxliste nach Richtlinie 2014/55/EU.
  • Es ist zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart und erlaubt, die erforderlichen Angaben vollständig und richtig in ein normkonformes oder interoperables Format zu übertragen.

Alles andere ist im Gesetz eine „sonstige Rechnung“: Papier oder ein anderes elektronisches Format. Für dein bisheriges Rechnungsformat stellt sich also eine Frage: Ist es strukturiert und maschinell verarbeitbar im Sinn dieser Definition oder nicht?

Die Übergangsfristen im Überblick

Maßgeblich ist der Zeitpunkt, an dem die Leistung ausgeführt wird, nicht das Rechnungsdatum. Stand Oktober 2026 gilt nach § 27 Abs. 38 UStG:

Zeitraum der Leistung Was erlaubt ist Bedingung
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 Papier oder anderes elektronisches Format anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar bis 31. Dezember 2027 Papier oder anderes elektronisches Format Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro; elektronisch nur mit Zustimmung
1. Januar bis 31. Dezember 2027 nicht normkonformes Format per EDI Zustimmung des Empfängers; Übermittlung nach Empfehlung 94/820/EG
ab 1. Januar 2028 E-Rechnung keine Übergangsausnahme mehr

Für Umsätze ab 1. Januar 2028 sieht § 27 Abs. 38 UStG keine dieser Ausnahmen mehr vor. Die Übergangsregeln enden mit Leistungen bis 31. Dezember 2027.

Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist die Summe deiner steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zählen nicht mit.

Wo die Pflicht nicht greift

Drei Konstellationen sind Stand Oktober 2026 dauerhaft von der Pflicht ausgenommen. Diese Ausnahmen hängen nicht an den Übergangsfristen.

Kleinunternehmer. Fallen deine Umsätze unter § 19 Abs. 1 UStG, kannst du nach § 34a UStDV stets eine sonstige Rechnung übermitteln. Für die Kleinunternehmerregelung darf dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen haben. Im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten.

Kleinbetragsrechnung. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro kannst du nach § 33 UStDV stets als sonstige Rechnung ausstellen. Im Mandat betrifft das eher einzelne Nebenpositionen als die laufende Abrechnung.

Auftraggeber im Ausland. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG setzt voraus, dass Leistender und Empfänger im Inland ansässig sind. Ansässig ist ein Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte im Inland. Fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Ob das bei deinem Auftraggeber zutrifft, klärst du mit deinem Steuerberater. Grenzüberschreitende Mandate werfen eigene Fragen auf.

Was für Interim Manager gilt

Dein Gegenüber ist in aller Regel ein Unternehmer: der Provider, über den du ins Mandat kommst, oder der Auftraggeber direkt. Damit trifft dich die Grundregel aus § 14 Abs. 2 UStG, als Freiberufler und Einzelunternehmer ebenso wie über deine eigene GmbH. Sobald beide Seiten im Inland ansässig sind, ist die E-Rechnung für Freiberufler also kein Randthema.

Für 2027 kommt es auf zwei Dinge an. Erstens auf deinen Gesamtumsatz im Jahr 2026. Rechnest du über eine GmbH ab, zählt der Umsatz der GmbH als Rechnungsausstellerin. Zweitens auf das Format, in dem du abrechnen willst.

Liegt dein Umsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, darfst du 2027 weiter auf Papier abrechnen. Ein anderes elektronisches Format geht mit Zustimmung des Empfängers. Liegt dein Umsatz darüber, bleibt dir für 2027 von den Übergangsregeln nur noch der EDI-Weg mit Zustimmung des Empfängers. Sonst gilt die E-Rechnung schon 2027.

Bei Mandaten über den Jahreswechsel zählt, wann die einzelne Leistung ausgeführt wurde. Mandatstage im Dezember 2027 fallen noch unter die Übergangsregel, Mandatstage im Januar 2028 nicht mehr.

Was das für dich heißt

Vier Entscheidungen stehen an, am besten noch vor Ende 2026:

  1. Übergangsregel 2027 prüfen. Ermittle mit deinem Steuerberater deinen Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG. Liegt er bei höchstens 800.000 Euro, hast du 2027 noch Spielraum. Liegt er darüber, planst du die Umstellung schon für 2027.
  2. Kleinunternehmerregelung klären. Prüfe, ob deine Umsätze unter § 19 Abs. 1 UStG fallen. Dann gilt § 34a UStDV, und die E-Rechnungspflicht betrifft dich nicht.
  3. Format mit Provider und Auftraggeber abstimmen. Frag nach, in welchem Format sie deine Rechnungen empfangen wollen. Für ein anderes elektronisches Format verlangt das Gesetz in der Übergangszeit ihre Zustimmung. Das gilt auch, wenn ihr ein eigenes Format vereinbaren wollt. Halte die Zustimmung fest.
  4. Rechnungswerkzeug mit dem Steuerberater abstimmen. Kläre, welches Werkzeug zu deiner Abrechnung und zu deinem Steuerbüro passt. Erst danach legst du dich fest, nicht umgekehrt.

Die Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de sind ein nichtamtliches Angebot und nennen kein Fassungsdatum. Alle Aussagen in diesem Artikel geben den Stand der Abfrage vom 30. Oktober 2026 wieder.

Ob die Rechnungsfrage für dein nächstes Mandat überhaupt die richtige ist, besprechen wir gern in 20 Minuten mit dir. Steuerliche Fragen gehören zu deinem Steuerberater.

Dieser Artikel gibt den Stand vom 30. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen Fall sprich mit einer Anwältin oder einem Steuerberater.

Quellen

  1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Stand der Abfrage 30. Oktober 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
  2. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Stand der Abfrage 30. Oktober 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
  3. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38). Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Stand der Abfrage 30. Oktober 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
  4. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Stand der Abfrage 30. Oktober 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
  5. § 34a UStDV – Rechnungen bei Kleinunternehmern. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Stand der Abfrage 30. Oktober 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html